読みやすい文章作成のコツ

2025.07.16
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補助金の申請書は、審査員にとって「短時間で内容を理解できるか」が重要です。
どんなに素晴らしい事業計画でも、分かりにくい文章では採択されにくくなります。

今回は、読みやすく、伝わりやすい申請書を作成するコツを解説します！

✅ 1. 1文を短く・シンプルにすることで伝わりやすくする

1文が長すぎると、何を伝えたいのかが分かりにくくなります。
「1文＝1つの情報」を意識して書きましょう。

📌 悪い例（長すぎる文章）
❌ 「当社は、現在○○業界で○○の事業を展開しており、近年の市場動向として○○が注目されていることから、これを機に○○の導入を決定し、今回の補助金を活用して設備投資を行いたいと考えています。」

📌 良い例（短く、簡潔に）
✅ 「当社は○○業界で○○の事業を展開している。近年、市場では○○が注目されている。この流れを受け、当社は○○の導入を決定した。今回の補助金を活用し、設備投資を行いたい。」

📌 ポイント
✔ 1文の長さは40～50文字以内を目安にする
✔ 「、」を多用せず、適度に句点（。）で区切る
✔ 接続詞（しかし・そして・また）を使いすぎない

➡ シンプルな文章ほど、審査員に伝わりやすい！

✅ 2. 「誰が読んでも理解できる」文章を意識する

補助金の審査員は、必ずしも業界の専門家とは限りません。
そのため、「専門知識がない人でも理解できる文章」を意識することが重要です。

📌 悪い例（専門的すぎる表現）
❌ 「当社のSaaS型プラットフォームは、API連携によりDX推進を加速させる。」

📌 良い例（分かりやすい表現）
✅ 「当社のクラウド型システムは、他のソフトと連携できるため、業務のデジタル化を促進する。」

📌 ポイント
✔ 専門的な表現を使わず、平易な言葉で説明する
✔ 業界特有の言葉には、簡単な説明を加える
✔ 「この業界の人なら知っているはず」と思わない

➡ 「中学生でも理解できるか？」を基準に文章を見直そう！

✅ 3. 箇条書きを使い、重要ポイントを強調する方法

長い文章の中に重要な情報が埋もれてしまうと、審査員に伝わりません。
箇条書きを活用することで、ポイントが一目で分かるようになります。

📌 悪い例（文章に埋もれた重要情報）
❌ 「当社の事業は、（1）コスト削減、（2）生産性向上、（3）環境負荷低減の3つのメリットがあります。」

📌 良い例（箇条書きを活用）
✅ 「当社の事業には、以下の3つのメリットがあります。

コスト削減（生産効率の向上により、年間○%のコスト削減）
生産性向上（業務の自動化により、作業時間を○%短縮）
環境負荷低減（エネルギー消費を○%削減し、CO2排出を抑制）」
📌 ポイント
✔ 「3つのポイント」など、数を明示する
✔ 1つの箇条書きは1行～2行にまとめる
✔ キーワードを強調（太字）にすると、より伝わりやすい

➡ 箇条書きを使うだけで、見やすさが大きく向上！

✅ 4. 専門用語の使用を最小限に抑える（必要な場合は説明を加える）

業界の専門用語や略語を多用すると、審査員が理解できず、評価が下がることがあります。
専門用語を使う場合は、簡単な説明を加えることを意識しましょう。

📌 悪い例（説明なしの専門用語）
❌ 「当社のBPOサービスは、企業のバックオフィス業務を最適化する。」

📌 良い例（説明を加える）
✅ 「当社のBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）サービスは、企業の事務作業を外部委託することで、業務の効率化を図る。」

📌 ポイント
✔ 専門用語をできるだけ避け、一般的な言葉に言い換える
✔ どうしても使う場合は、簡単な説明を添える
✔ カッコ（○○）を使って、略語の意味を明記する

➡ 専門用語は最小限にし、審査員が理解できる表現にしよう！

✅ 5. 数値データやグラフを使って視覚的に分かりやすくする

文章だけで説明するより、数値データやグラフを活用すると説得力が増します。

📌 悪い例（データなし）
❌ 「当社の市場は今後大きく成長する見込みです。」

📌 良い例（データを活用）
✅ 「当社が属する○○市場は、2025年までに年間○%成長し、市場規模は○○億円に拡大すると予測されています。（出典：○○レポート）」

📌 ポイント
✔ 市場規模・成長率・コスト削減率など、具体的な数値を入れる
✔ グラフ・図表を活用し、視覚的に分かりやすくする
✔ データの出典を明記し、信頼性を高める